Preben Carlsen

#digital #businessdevelopment #strategy #innovation #productivity #management #design #minimalist

Hvem er du og hvad laver du?

Jeg er 50 år gammel og bor i Højbjerg (det sydlige Aarhus). Arbejder som Project Director hos Networked Business Initiative. Her arbejder jeg med med et stort projekt “DataForBusiness”, som skal få danske virksomheder til at anvende deres data bedre og dermed styrke deres konkurrencekraft. De daglige opgaver består i projektledelse, kundepleje og forbedring af vores platform.

Hvordan holder du styr på din todoliste i det daglige? Bruger du et system/en proces?

En todoliste er i min optik kun noget værd i samspil med ens kalender. Bruger overordnet GTD som metodik, dvs. at jeg opsamler alt hvad jeg kommer i tanke om i et eneste system – det er Things 3 på macOS, som jeg bruger.

Hver morgen gør jeg følgende:

  • kigger på opsamlede opgaver, som ligger i Things inbox
  • disse og sætter en dato for hvornår jeg skal gøre noget ved dem
  • kigger på Today-sektionen og vurderer hvad der skal laves i dag. Hvis det er små opgaver (2 minutter), så udfører jeg dem i løbet af dagen og er det større, så flyttes de ind i min kalender og får en varighed, som svarer til min vurdering af forventet tidsforbrug.

Bruger du forskellige systemer, alt efter om det er på arbejde eller i privaten? Hvis ja, hvilke og hvorfor?

Jeg bruger udelukkende Things 3 og macOS Kalender. I kalenderen er private ting er markeret med en grøn farve og arbejdsrelaterede ting med en blå farve. I Things 3 har jeg to hovedområder privat og arbejde. Og de er så brudt ned i undersektioner (f.eks. økonomi, børn, familie, ferie etc.).

Som udgangspunkt synes jeg, at det er en dårlig idé med flere systemer (ikke at jeg skal være dommer over andre menneskers adfærd). For mig handler det om effektiviteten i kun at bruge et system/metodik.

Beskriv dit ideelle todoliste-setup, hvis alt var muligt

Mit nuværende setup med Things 3 og macOS Kalender kører på alle mine enheder (Mac, iPad, iPhone og Apple Watch). Og synes faktisk at det bare spiller. Så med nuværende teknologier er jeg hvor jeg gerne vil være.

Handler det om at “drømme”, så kunne jeg godt tænke mig udstrakt brug af kunstig intelligens. Det kunne f.eks. være, at min kalender ser et mønster i begivenheder og automatisk foreslår en begivenhed, som gentages f.eks. hvert kvartal. Et andet eksempel kunne være, at AI’en detekterer, at jeg ofte udvider tiden på en opgave – og så automatisk foreslår +30% mere tid næste gang jeg opretter en tilsvarende opgave.

Eller at Things 3 handler automatisk på en to-do, f.eks. “Send blomster til min kæreste”. Her kunne det være fedt hvis Things 3 i opgaven automatisk vidste hvem min kæreste er, hvornår hun har har fødselsdag, at hun bor i Vejle og at det nok bliver hos interflora.dk, at blomsten skal bestilles hos.

Du kan følge Preben Carlsen her

  1. Twitter: @prebencarlsen
  2. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/prebencarlsen/
  3. Instagram: https://www.instagram.com/prebencarlsen/

Anders Høeg Nissen

> \#podcaster #techjournalist #systemmenneske #produktivitetsnørd #doven #minimalist

Hvem er du og hvad laver du?

Jeg hedder Anders Høeg Nissen, er techjournalist, podcaster og foredragsholder, og min hverdag er lidt et puslespil af en hel masse opgaver i krydsfeltet mellem teknologi, samfund og lyd.

Før min nuværende status som selvstændig var jeg i 17 år vært på radioprogrammet Harddisken på DR P1, der også handlede om teknologiens indflydelse på vores verden.

Hvordan holder du styr på din todoliste i det daglige? Bruger du et system/en proces?

Jeg er produktivitetsnørd og skifter med jævne mellemrum tjenester og apps – dels for at teste, dels for at have en anledning til at rydde op og evt. omstrukturere mine opgaver, og dels fordi jeg bare synes det er hyggeligt. Og så er jeg bare altid lidt på jagt efter det måske ikke-eksisterende perfekte system…

For tiden bruger jeg Things 3, som en slags kombination af todoliste og projektværktøj. Jeg synes det ligger fint i det krydsfelt. Der er rigeligt med muligheder for at lave underopgaver, tilbagevendende opgaver, deadlines og så videre, men det er ikke så avanceret at det bliver uoverskueligt.

Jeg supplerer med Apple Reminders til de helt små ting, blandt andet fordi det er så nemt at bede Siri på mit Apple Watch om lige at minde mig om at gå ud med skraldet eller hvad det nu er – noget som ikke nødvendigvis hører hjemme i Things.

Jeg har aldrig for alvor sat mig ind i fx GTD, men har adapteret nogle af principperne. Jeg smider rigtig mange opgaver ind i Things for at få dem ud af hovedet, og jeg forsøger fx også hver aften at danne mig et overblik over de kommende dages todos, og at vælge de vigtigste.

Hver søndag laver jeg et review af hvad jeg har arbejdet på – og forhåbentlig er blevet færdig med, og hvordan den kommende uge ser ud.

Bruger du forskellige systemer, alt efter om det er på arbejde eller i privaten? Hvis ja, hvilke og hvorfor?

Jeg skelner ikke mellem arbejde og privat – men har et par lister i Things primært med private ting, og et par andre lister som primært er arbejde.

Jeg har dog overvejet om jeg skulle forsøge at splitte tingene op, og have arbejde i Things og private ting fx i Reminders eller et andet lignende værktøj, men i min nuværende arbejdssituation er hverdagen så sammensat og fleksibel, at jeg løbende både laver private opgaver og arbejde.

Og så har jeg også projekter som podcasten work.flow – om arbejdsprocesser og (digitale) værktøjer – som ligger i krydsfeltet mellem de to domæner, og nok ville være svært at placere…

Beskriv dit ideelle todoliste-setup, hvis alt var muligt.

Jeg er for tiden faktisk ganske tilfreds med Things, selvom der er enkelte detaljer jeg gerne ville kunne gøre anderledes.

Fx roder Things lidt med underopgaver i tilbagevendende tasks, som ikke håndteres helt logisk (synes jeg), og jeg kunne også godt tænke mig lidt flere tastaturgenveje.

Og så irriterer det mig voldsomt, at meget få (hvis overhovedet nogen?) todolister har integreret forventet varighed af opgaverne og bruger en indbygget (eller tilkoblet) kalender på en fornuftig måde – jeg synes det ville give ret god mening og det kunne være med til at skabe overblik. Man kan jo godt have 3 opgaver som tager 8 timer, eller 10 opgaver som tager 30 minutter…

Men i det store hele er jeg ret tilfreds med Things – indtil videre 🙂

Jeg drømmer til gengæld om et system, der både kan håndtere konkrete todo-opgaver og al den relaterede information, som er knyttet til et projekt – på en nem og overskuelige facon, naturligvis!

Jeg har tidligere været forholdsvis aktiv Evernotebruger, og har flere gange forsøgt at bruge Evernotes indbyggede reminders, men det var simpelthen for begrænset og rodet. Der var ellers potentiale…

Så i dag bruger jeg separate noteprogrammer, todolister, bookmark-tjeneste, etc – og forsøger så at huske at tjekke dem alle, og at blive struktureret omkring hvad der ligger hvor.

Jeg drømmer også om at digitale assistenter bliver så gode til at holde øje med min aktivitet, at de kan hjælpe med med at huske de ting jeg skal – og automatisk flytte lidt rundt på opgaver og kalenderaftaler, hvis tingene skrider, eller hvis jeg har lidt tid til overs.

Anbefal en i dit netværk, du kunne tænke dig også delte sine erfaringer med todolister.

Jeg synes Preben Carlsen har gjort sig mange fine tanker om processer både i forhold til todolister, noter og så videre. Kunne være fint med konkrete tips fra ham også!

Sociale profiler og links