Hvem er du og hvad laver du?

Jeg er 50 år gammel og bor i Højbjerg (det sydlige Aarhus). Arbejder som Project Director hos Networked Business Initiative. Her arbejder jeg med med et stort projekt “DataForBusiness”, som skal få danske virksomheder til at anvende deres data bedre og dermed styrke deres konkurrencekraft. De daglige opgaver består i projektledelse, kundepleje og forbedring af vores platform.

Hvordan holder du styr på din todoliste i det daglige? Bruger du et system/en proces?

En todoliste er i min optik kun noget værd i samspil med ens kalender. Bruger overordnet GTD som metodik, dvs. at jeg opsamler alt hvad jeg kommer i tanke om i et eneste system – det er Things 3 på macOS, som jeg bruger.

Hver morgen gør jeg følgende:

• kigger på opsamlede opgaver, som ligger i Things inbox
• disse og sætter en dato for hvornår jeg skal gøre noget ved dem
• kigger på Today-sektionen og vurderer hvad der skal laves i dag. Hvis det er små opgaver (2 minutter), så udfører jeg dem i løbet af dagen og er det større, så flyttes de ind i min kalender og får en varighed, som svarer til min vurdering af forventet tidsforbrug.

Bruger du forskellige systemer, alt efter om det er på arbejde eller i privaten? Hvis ja, hvilke og hvorfor?

Jeg bruger udelukkende Things 3 og macOS Kalender. I kalenderen er private ting er markeret med en grøn farve og arbejdsrelaterede ting med en blå farve. I Things 3 har jeg to hovedområder privat og arbejde. Og de er så brudt ned i undersektioner (f.eks. økonomi, børn, familie, ferie etc.).

Som udgangspunkt synes jeg, at det er en dårlig idé med flere systemer (ikke at jeg skal være dommer over andre menneskers adfærd). For mig handler det om effektiviteten i kun at bruge et system/metodik.

Beskriv dit ideelle todoliste-setup, hvis alt var muligt

Mit nuværende setup med Things 3 og macOS Kalender kører på alle mine enheder (Mac, iPad, iPhone og Apple Watch). Og synes faktisk at det bare spiller. Så med nuværende teknologier er jeg hvor jeg gerne vil være.

Handler det om at “drømme”, så kunne jeg godt tænke mig udstrakt brug af kunstig intelligens. Det kunne f.eks. være, at min kalender ser et mønster i begivenheder og automatisk foreslår en begivenhed, som gentages f.eks. hvert kvartal. Et andet eksempel kunne være, at AI’en detekterer, at jeg ofte udvider tiden på en opgave – og så automatisk foreslår +30% mere tid næste gang jeg opretter en tilsvarende opgave.

Eller at Things 3 handler automatisk på en to-do, f.eks. “Send blomster til min kæreste”. Her kunne det være fedt hvis Things 3 i opgaven automatisk vidste hvem min kæreste er, hvornår hun har har fødselsdag, at hun bor i Vejle og at det nok bliver hos interflora.dk, at blomsten skal bestilles hos.

Du kan følge Preben Carlsen her

1. Twitter: @prebencarlsen
2. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/prebencarlsen/
3. Instagram: https://www.instagram.com/prebencarlsen/